Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 2.0 · Vigente desde el 8 de noviembre de 2026

1. Responsable del tratamiento

Sáenz & Aguilar Estudio Jurídico, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia. Atendemos de forma virtual y recibimos notificaciones en los siguientes canales:

• Correo: saenzaguilarestudiojuridico@gmail.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 310 827 4106

Las consultas y reclamos sobre datos personales los atienden directamente los abogados del estudio, a través del correo indicado.

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de:

• Los artículos 15 y 20 de la Constitución Política (derecho al habeas data, a la intimidad y a la información).
• La Ley Estatutaria 1581 de 2012, de protección de datos personales.
• El Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Parte 2, Título 2, Capítulos 25 y 26), que compila el Decreto 1377 de 2013.
• La Ley 1123 de 2007 (Código Disciplinario del Abogado), en lo relativo al secreto profesional.
• Las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos en Colombia.

3. Definiciones

Para entender esta política, tenga en cuenta estos términos de la Ley 1581 de 2012:

• Dato personal: cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona natural (nombre, teléfono, documento, hechos de su vida).
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, orientación sexual, origen étnico, convicciones religiosas o políticas, afiliación sindical y los datos biométricos.
• Titular: la persona a quien pertenecen los datos.
• Tratamiento: cualquier operación con los datos: recogerlos, guardarlos, usarlos, enviarlos o borrarlos.
• Responsable: quien decide sobre el tratamiento. En este caso, Sáenz & Aguilar.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable (por ejemplo, un proveedor de correo o de mensajería).
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Transmisión: cuando enviamos datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por nuestra cuenta.
• Transferencia: cuando enviamos datos a otro responsable, que los usará para sus propios fines.

4. Principios que aplicamos

Tratamos los datos con sujeción a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad (solo para fines legítimos que le informamos), libertad (con su autorización), veracidad, transparencia (puede saber en todo momento qué datos suyos tenemos), acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

5. A quién aplica esta política

• Consultantes: personas que nos escriben, llaman o solicitan la asesoría gratuita.
• Clientes: personas y empresas que contratan nuestros servicios, y sus representantes.
• Terceros relacionados con un caso: contrapartes, testigos, familiares u otras personas mencionadas por un consultante o cliente.
• Visitantes de la página web y de nuestras redes sociales.
• Proveedores y aliados con quienes tenemos relación comercial.

6. Qué datos tratamos y cómo los obtenemos

Recogemos únicamente los datos necesarios para la finalidad correspondiente:

• Datos de identificación y contacto: nombre, número de teléfono, correo electrónico y, si nos contrata, número de documento y dirección.
• Información sobre su caso: los hechos que nos cuente, el área del asunto y los documentos que nos entregue (contratos, cartas, actos administrativos, liquidaciones, historias laborales, entre otros).
• Datos de terceros que aparezcan en su relato o en sus documentos.
• Datos de facturación, si contrata nuestros servicios.

Los obtenemos por estos canales:

• Formulario de la página web: el formulario no guarda su información en ningún servidor nuestro. Al enviarlo, se abre WhatsApp con su mensaje ya escrito y la información solo nos llega si usted decide enviarlo.
• WhatsApp, llamada telefónica y correo electrónico.
• Videollamada, en la asesoría gratuita y en las reuniones con clientes.
• Redes sociales, cuando nos escribe por mensaje directo.
• Documentos que usted nos entrega o que obtenemos de fuentes públicas o de autoridades en el curso de un proceso.

7. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes

Por la naturaleza de nuestro trabajo, un caso puede incluir datos sensibles. Por ejemplo: diagnósticos, incapacidades o historia clínica en reclamaciones ante EPS, ARL o fondos de pensiones; afiliación sindical en asuntos laborales; o situaciones familiares delicadas.

• Suministrarlos es facultativo: usted no está obligado a entregarnos datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos.
• Solo los tratamos con su autorización expresa y en la medida estrictamente necesaria para analizar o defender su caso.
• Le recomendamos no incluirlos en el primer mensaje. Si son necesarios, se los pediremos en la asesoría y le explicaremos para qué.
• Su imagen y su voz en una videollamada no se graban, salvo que usted lo autorice expresamente para ese caso.

Cuando un asunto involucra a niños, niñas o adolescentes, tratamos sus datos únicamente a través de su representante legal, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, como lo exige el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

8. Para qué usamos sus datos

Si nos consulta o pide la asesoría gratuita:

• Responder su mensaje y agendar la asesoría.
• Analizar su situación y explicarle sus opciones jurídicas y, si las hay, nuestros honorarios.
• Verificar que no exista un conflicto de intereses con otros clientes, como nos lo exigen nuestros deberes profesionales.
• Contactarlo una vez después de la asesoría para saber si desea continuar con nosotros.

Si nos contrata:

• Ejecutar el contrato de prestación de servicios o de mandato: estudiar el caso, preparar escritos, representarlo ante jueces, autoridades, entidades y particulares, y asistir a audiencias y conciliaciones.
• Informarle sobre el avance de su asunto.
• Facturar y cobrar los honorarios, y cumplir nuestras obligaciones contables y tributarias, incluida la facturación electrónica.

Respecto de terceros relacionados con un caso: solo para el ejercicio del derecho de defensa y el acceso a la justicia de nuestro cliente, y dentro de los límites de cada proceso.

Siempre: atender requerimientos de autoridades competentes, defendernos en procesos judiciales o disciplinarios, y cumplir las obligaciones legales que nos apliquen.

Lo que no hacemos: no vendemos, alquilamos ni cedemos sus datos. No le enviamos publicidad, boletines ni contenido del blog salvo que usted lo pida o lo autorice por separado; puede retirar esa autorización en cualquier momento.

9. La asesoría gratuita

La primera asesoría no tiene costo y se realiza por videollamada (Google Meet u otra plataforma que le indiquemos), con una duración de hasta treinta (30) minutos. Respecto de sus datos:

• Usamos la información que nos dé únicamente para orientarlo en esa asesoría y para las finalidades del numeral 8.
• La información de su caso está protegida por el secreto profesional desde el primer contacto, aunque no llegue a contratarnos.
• No grabamos la videollamada. El abogado puede tomar notas internas para analizar su caso.
• Si después de la asesoría no nos contrata, suprimimos la información y los documentos de su caso en un plazo máximo de doce (12) meses. Solo conservamos un registro mínimo (su nombre, el de la contraparte, el área y la fecha) para verificar conflictos de intereses en el futuro.
• Puede pedir la supresión antes de ese plazo, con el procedimiento del numeral 13.

La asesoría gratuita es una orientación inicial. No implica que el estudio asuma la representación de su caso, lo cual solo ocurre si se firma un contrato de servicios.

10. Autorización

Solicitamos su autorización de forma previa, expresa e informada por alguno de estos medios, y conservamos prueba de ella:

• La casilla de aceptación del formulario de la página web, junto con el texto de autorización que va incluido en el mensaje de WhatsApp que usted envía.
• Su aceptación por escrito (correo o WhatsApp) o de viva voz al inicio de la asesoría.
• El contrato de prestación de servicios, si nos contrata.
• Conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que usted autorizó el tratamiento, como escribirnos para pedir una consulta después de haber sido informado de esta política.

No se requiere autorización cuando la ley lo exceptúa, como en el caso de datos de naturaleza pública o de información requerida por una autoridad en ejercicio de sus funciones (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).

Datos de terceros: si usted nos entrega datos de otras personas, declara que lo hace para obtener asesoría o defensa jurídica, y que los suministra de manera legítima. Los trataremos únicamente para ese fin y con la reserva propia del secreto profesional.

11. Con quién compartimos datos

Autoridades y partes de un proceso: cuando es necesario para la gestión de su caso (juzgados, entidades públicas, centros de conciliación, la contraparte o su apoderado), o cuando una autoridad competente lo ordene.

Proveedores que actúan como encargados: para operar usamos servicios de terceros que pueden almacenar información en servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos:

• WhatsApp (Meta Platforms) para mensajería.
• Google (Gmail, Google Drive, Google Meet) para correo, almacenamiento y videollamadas.
• El proveedor de alojamiento de nuestra página web.
• Nuestro contador o proveedor de facturación electrónica, solo con los datos necesarios para facturar.

Estas transmisiones se hacen para las finalidades de esta política, a países que la Superintendencia de Industria y Comercio considera con niveles adecuados de protección de datos, o bajo las garantías contractuales que exige la ley. Cada proveedor tiene además sus propias políticas de privacidad. Al usar los canales de WhatsApp o correo electrónico, usted acepta que la información pase por esos servicios.

12. Sus derechos como titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso cuando estén incompletos o induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización que nos otorgó.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que les hemos dado a sus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no respetemos los principios, derechos y garantías legales. La supresión no procede cuando usted tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, o cuando debamos conservar la información por obligación legal.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro.

13. Cómo ejercer sus derechos

Envíe su solicitud al correo saenzaguilarestudiojuridico@gmail.com con el asunto “Datos personales”, indicando:

• Nombre completo y número de documento.
• Descripción clara de lo que solicita.
• Dirección o medio para recibir la respuesta.
• Si actúa en nombre de otra persona, el documento que lo acredite.

Consultas (para conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): las respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde que la recibimos. Si no es posible en ese plazo, le informaremos el motivo y le responderemos en máximo cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos (para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o denunciar un incumplimiento), conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

• Si el reclamo está incompleto, le pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes que lo complete. Si pasan dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá que desistió.
• Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a recibir un reclamo completo, marcaremos su información con la leyenda “reclamo en trámite”.
• Lo resolveremos en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible, le informaremos el motivo y lo resolveremos en máximo ocho (8) días hábiles adicionales.

Solo puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar este trámite ante nosotros (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

14. Seguridad y secreto profesional

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger sus datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas:

• Acceso a la información limitado a los abogados y colaboradores que la necesitan para atender su caso, quienes están obligados a guardar reserva.
• Cuentas protegidas con contraseñas robustas y verificación en dos pasos.
• Dispositivos con bloqueo y almacenamiento en servicios con cifrado.
• No compartir información de casos en grupos ni en canales distintos de los necesarios.

Además, toda la información que nos confíe está amparada por el secreto profesional del abogado, que nos obliga a guardar reserva incluso después de terminada la relación (Ley 1123 de 2007). Si llegara a ocurrir un incidente de seguridad que afecte sus datos, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio como lo exige la ley.

15. Cuánto tiempo guardamos sus datos

• Consultantes que no nos contratan: hasta doce (12) meses después del último contacto. El registro mínimo para verificar conflictos de intereses se conserva por cinco (5) años.
• Clientes: durante la relación y hasta por diez (10) años después de terminada, por las obligaciones de conservación de documentos contables y para atender eventuales reclamaciones o procesos disciplinarios.
• Datos de facturación: por el término que exijan las normas tributarias y contables.

Cumplidos estos plazos, suprimimos o anonimizamos la información de forma segura.

16. Nuestros deberes como responsable

De acuerdo con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, nos comprometemos, entre otros, a:

• Garantizarle en todo tiempo el pleno ejercicio de su derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar copia de su autorización.
• Informarle la finalidad del tratamiento y sus derechos.
• Conservar la información con las medidas de seguridad necesarias.
• Mantener la información veraz, actualizada y rectificarla cuando sea incorrecta.
• Exigir a nuestros encargados el respeto de la seguridad y la privacidad de la información.
• Tramitar sus consultas y reclamos en los plazos de ley.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.
• Cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

17. Página web

• La página no usa cookies de publicidad ni herramientas de analítica o seguimiento.
• Para mostrar los tipos de letra, la página carga fuentes de Google Fonts, lo que implica que su navegador se conecta a servidores de Google y les comunica datos técnicos como su dirección IP.
• Los videos del blog, si los hay, se insertan desde YouTube en su modo de privacidad mejorada (youtube-nocookie.com).
• Los enlaces a WhatsApp e Instagram llevan a servicios de terceros, que se rigen por sus propias políticas.

18. Cambios a esta política y vigencia

Cualquier cambio sustancial a esta política se publicará en esta página antes de aplicarse. Si el cambio se refiere a las finalidades del tratamiento, le pediremos una nueva autorización.

Esta política rige desde el 8 de noviembre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas y por los plazos de conservación del numeral 15.